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会议系统

智能会议管理系统

关键词:智能会议管理系统

1、会议预约系统采用BS架构,支持PC网页预定、手机预定和微信预定(微信预定适用于互联网环境)。
▲2、支持与OA、OUTLOOK、ERP、钉钉、企业微信等办公平台对接,形成在办公平台预定会议,而会议预约系统能接收来自办公平台的数据。可提供标准化接口API。
▲3、支持与门禁系统等第三方平台的对接开发,实现到会人员的判断,判断是否当前参会人,如是当前参会人则触发开发,如不是则不开门。
4、查看会议功能,支持查看今日会议列表、列表中详细记录会议室、会议类型、会议时间、主题、预约人、已签到/未签到人数等信息。支持已通过审核的会议列表或已拒绝审核的会议列表并记录审核失败原因。
5、会议室预定功能
a.支持快速预定功能,所有会议室都以图形列表形式展示在界面上,并在时间进度条上以不同的颜色来表示会议室的预订或使用状态,可自由选择日期、选择会议室,设置会议主题、会议时间、支持人、参会人和外部人员等信息,确认提交会议预订;
b.支持先选择时间,通过可用时间段来自动筛选可用的会议室,再进行对会议室的预约使用;
▲c.支持预约周期会议,支持预约固定每隔若干天/每月的某一天/每周的某一天等周期性会议,且可设置某次会议选择特定的会议室。支持统计查询功能,默认显示所有会议预定信息,可设置时间段和关键词查询;
6、支持会议预约信息的短信通知、邮件通知、微信通知(微信通知适用于公众号平台),通知包含会议时间、主题、会议室名称和签到码。
7、会议审核功能
支持待审核会议列表,管理员可以查看普通用户提交的会议待审核列表,并决定是否审核通过;
支持审核通过列表,管理员可查看已经审核通过的会议详情;
支持审核不通过列表,管理员可查看审核不通过的会议详情。
▲8、系统适用于集团总部-子公司-分公司模式使用,后台能创建多个组织使用主体,且各组织间的会议数据相互独立、用户人员隶属于各独立组织。
9、会议室管理功能
a.支持会议室列表管理,支持添加和删除会议室,新建会议室支持选择所属组织、部门,自定义会议室名称、地址、人数容量、面积、资源配置和会议室状态。
b.支持编辑、删除和会议屏显示地址获取。
c.支持资源列表管理,支持会议室资源的增删改查。
▲d.支持对接会议室中控管理系统,支持发送会前/会后的TCP指导至指定的网络主机来执行预设好的动作。
e.如会议室数量较多,支持对多个会议室进行分组管理。
10、系统管理功能
▲a.支持用户账户查看,微信公众号绑定功能。
b.支持服务端注册状态展示,机器码导出和注册码导入。
c.支持样式管理,可通过缩略图查看样式,每个样式对应一个分辨率,支持修改样式,支持无会议和有会议二种样式模板。
d.系统提供海量模板库,可在模板库中选择下载适用用户的模板,且可对模板进行背景图更换,更人性化适用于用户风格。
11、组织管理功能
▲a.支持公司列表功能,新建公司可设置会前通知时间、无人签到自动释放会议室的时间、会议最小间隔时间等,且可扩展配置邮箱服务器、端口、邮箱账号和密码,短信服务器id、密钥、签名和模板id;
b.支持部门列表功能,新建部门可选择所属公司和自定义部门名称;
c.支持用户列表功能,可批量导出导入用户列表,新建用户支持配置姓名、账号、密码、所属公司、所属部门、手机、邮箱、用户类型和用户状态。
12、签到功能
▲a.系统结合人脸识别模块,可实现人脸识别签到功能,无需手动触摸,人员站至屏幕前言即可自动识别是否参会人,是参会人即可自动签到。
b.支持短信和邮箱获取签到码,支持会议屏扫描二维码后输入签到码签到。支持今日会议列表中查询签到详情。
▲13、数据看板功能,系统能直观查看今日预约的数量、正在进行的会议数量、已结束的会议数量、等待开始的会议数量、签到率情况等。且可选择本日/本周/本月/本季/本年的各种数据查看,数据以直观的柱型图、饼型图呈现。数据包括各会议室的使用次数、会议时长的统计、会议时段的统计、各部门会议次数的统计等。
▲14、前端会议屏功能
支持会议屏配置会议预约系统服务器和端口;
支持自动获取会议室列表,并自由选择会议室;
支持自由配置会议屏分辨率并显示对应预约页面;
支持自主选择要显示的模板样式,以适用于不同的会议室风格;
支持自动生成会议综合屏页面,并实现滚动刷新;
支持无会议和有会议时的颜色醒目提示和图文温馨提示。

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